Enterprise Records

Pomaga w spełnieniu wymogów formalno-prawnych

• Automatyzuje cały proces zarządzania aktami, przyczyniając się do konsekwentnego stosowania sprawdzonych procedur i eliminacji błędów popełnianych przez użytkowników.
• W sposób transparentny egzekwuje w całym przedsiębiorstwie strategie, zasady i przepisy dotyczące zarządzania aktami.
• Porządkuje, zabezpiecza, przechowuje i szybko wyszukuje istotne akta przedsiębiorstwa.
• Przyczynia się od ograniczenia ryzyka, obniżenia kosztów operacyjnych i zwiększenia produktywności.
• Pomaga w dokumentowaniu zgodności z przepisami.

Udostępnia narzędzia stowarzyszeniowe

• Ogranicza ryzyko i koszty dzięki centralizacji zarządzania.
• Umożliwia egzekwowanie procedur zarządzania aktami, a jednocześnie pozostawienie treści w pierwotnych, niezależnych repozytoriach IBM i innych firm. Rozwiązanie takie eliminuje ryzyko wprowadzenia nieuprawnionych zmian w oryginalnej treści i sprawia, że informacje są bardziej wiarygodne.
• Usprawnia kontrolowanie, monitorowanie, przeszukiwanie (badanie danych w formie elektronicznej) oraz zapewnienie przejrzystości akt poprzez udostępnienie skonsolidowanego spisu obejmującego zawartość wszystkich repozytoriów przedsiębiorstwa.
• Korzysta z technologii Java EE. Rozwiązanie takie sprawia, że produkt jest inwestycją bardzo bezpieczną pod względem rozwoju technicznego, charakteryzuje się skalowalnością i wydajnością.

Wspomaga automatyzację przechwytywania akt do postaci elektronicznej i administrowanie aktami.

• Automatyzacja tych zadań związanych z zarządzaniem aktami pomaga w egzekwowaniu przepisów i strategii, ogranicza liczbę błędów i przyspiesza pracę.
• Automatyzacja sprzyja bezbłędności i spójności procesu przechwytywania. Ponadto gwarantuje likwidację akt zgodnie z przyjętym harmonogramem.
• Ogranicza ryzyko, pracochłonność, czasochłonność oraz koszty zarządzania aktami.
• Przynosi także dodatkowe korzyści w postaci ograniczenia kosztów przechowywania i badania danych.

Wspomaga wszystkie etapy cyklu życia akt w przedsiębiorstwie

• Technologia przechwytywania akt ZeroClick umożliwia automatyczne przechwytywanie akt ze stanowisk pracy użytkowników oraz z systemów biznesowych. Rozwiązanie to zwiększa wiarygodność akt i niezawodność dostępu do nich, ułatwiając ich bezbłędne deklarowanie, klasyfikowanie i uwierzytelnianie.
• Technologia ZeroClick może zautomatyzować kluczowe zadania związane z administrowaniem aktami. Pozwala na sprawne zorganizowanie przeglądu akt, a jednocześnie gwarantuje przechowywanie i niszczenie ich zgodnie z przyjętą strategią zarządzania aktami i informacją.
• Ten sam moduł administrowania kartoteką akt na poziomie centralnym i wydziałowym może operować zarówno na aktach fizycznych, jak i elektronicznych. Ponadto moduł ten obsługuje więcej niż jedną kartotekę akt.
• Traktowanie poczty elektronicznej jako akt pozwala na bezproblemową integrację z oprogramowaniemIBM InfoSphere Content Collector i automatyczne przechwytywanie treści wiadomości do postaci akt.
• Wśród dodatkowych funkcji produktu wymienić należy usługi stowarzyszonego zarządzania aktami, zaawansowane wyszukiwanie i pozyskiwanie akt oraz raportowanie.

Usprawnia zarządzanie czasem przechowywania akt i ich likwidowanie

• Enterprise Records może wyeliminować czasochłonne czynności ręczne związane z weryfikacją kryteriów przechowywania, inicjowaniem przechowywania, procesem wyboru i akceptacji akt do rozporządzenia bądź likwidacji oraz tworzeniem folderów kartoteki akt.
• System może rejestrować wszystkie działania użytkowników, dzięki czemu zawsze można ustalić, kto i kiedy wykonał daną czynność.